Comme gestionnaire, la mise en œuvre des décisions demande d’utiliser des outils.
C’est rare que l’on va être capable de mettre en œuvre des décisions.
Sinon, ça va être des décisions très simples.
Mais comme la plupart du temps elles sont complexes, on va avoir besoin d’outils.
Les fameux tableaux de bord, c’est sûr que c’est toujours un outil qui est utile,
dépendamment de ce qu’on souhaite mettre en œuvre.
Quand c’est des informations qui nécessitent de croiser plusieurs
informations, d’avoir des chiffres, des délais, un calendrier,
un nombre de ressources affectées, des budgets, les tableaux de bord
vont être extrêmement utiles.
Les autres éléments de mise en œuvre, c’est de penser un peu à tout le
processus, de penser d’avance, en fait, entre aujourd’hui je prends la décision
et le jour où le résultat va être atteint.
Il faut découper en étapes.
Souvent, dans les équipes, on va avoir des personnes qui sont très bonnes en gestion
de projet et qui vont être capables de découper un processus
en différentes étapes.
Je vous donne un exemple, ça va être peut-être de passer à des
instances décisionnelles.
Dans le secteur public, toutes les décisions sont prises
par les instances décisionnelles.
Comme gestionnaire, on prend très peu de vraies décisions.
Les décisions officielles sont prises en conseil municipal, en comité exécutif.
Elles ne sont pas prises par les gestionnaires.
Ça, ce sont des étapes importantes auxquelles il faut penser
d’avance, que ce soit d’octroyer un contrat, que ce soit d’accorder une
contribution financière à un organisme, que ce soit d’embaucher une
personne à une direction.
Ce sont toutes des décisions qui doivent passer par les instances décisionnelles.
Il faut préparer ces décisions-là.
Il faut expliquer la décision qu’on souhaite atteindre.
Il faut préparer des dossiers dans un système décisionnel.
Il faut aller chercher les avis de plusieurs services.
Par exemple, il faut aller chercher un avis juridique.
Il faut aller s’assurer que le financement est prévu dans les budgets.
Par exemple, on va avoir besoin de collègues du service des finances qui nous
garantissent que oui, le budget est prévu pour ça, les crédits sont
affectés pour ce projet-là.
Il faut s’assurer que des partenaires externes sont impliqués, sont informés.
Il y a plusieurs éléments à préciser quand il s’agit de travaux très
concrets dans la rue.
Par exemple, réparer des tuyaux.
Ça, c’est des appels d’offres.
Il y a tout un processus d’appel d’offres qui est très encadré par la loi.
Dans le milieu municipal, c’est beaucoup, beaucoup de réglementations, de décisions
qui sont encadrées par des lois.
Ça demande des délais.
Souvent, on trouve que dans le milieu public, les décisions sont lentes à
être exécutées, à être mises en œuvre.
C’est, en grande partie, parce qu’elles sont très encadrées
juridiquement et légalement.
Ça, il faut en être conscient.
Donc, découper en étapes très concrètes, c’est une façon de
s’assurer que la décision est bien mise en œuvre.
Souvent, on va avoir le réflexe de calculer ces
délais-là à partir du moment où l’on a une date souhaitée de mise en œuvre.
On recule dans le calendrier.
On voit si l’on est capable de rencontrer les délais qui nous ont été fixés.
Ça, c’est une des étapes de mise en œuvre.
Il faut aussi impliquer les bonnes personnes en amont des
processus le plus possible.
Ça, dans le travail de gestionnaire, réfléchir d’avance.
Qui va devoir gérer un impact avec cette décision?
Il faut réfléchir aux impacts de ces décisions, à la fois sur nos
collègues, sur les autres équipes.
Aussi quand on travaille dans le domaine public, il faut réfléchir aux impacts des
décisions sur les citoyens et citoyennes et essayer de gérer ces impacts.
Généralement, dans les grosses organisations comme la Ville de Montréal,
on a des outils pour gérer ces impacts.
On a des outils de suivi qui nous aident à penser à tous les impacts.
Parce que c’est sûr qu’un cerveau peut réfléchir aux impacts.
Plus les décisions sont complexes, plus il faut penser à un certain nombre d’impacts.
On a développé des outils qui nous permettent de cocher des listes pour aller
faire les vérifications nécessaires pour tous les impacts possibles.